Tietosuoja isännöintiyrityksessä A&T Nortamo Oy
1.1.2019

Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja
osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme.

Rekisterit ja käytettävät tietojärjestelmät

Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja asiakkaidemme lukuun etupäässä seuraavissa rekistereissä:


Osakeluettelo ja luettelo osakkeenaiemmista omistajista

Lakisääteiset tiedot kuten omistajan nimi ja postiosoite, syntymäaika sekä muun huoneiston
hallintaoikeuden haltijan nimi.

Kunnossapito- ja muutostyörekisteri

osakkaan nimi ja postiosoite

sähköpostisoite

puhelinnumero

yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot

urakoitsijan ja muiden mahdollisten osapuolten nimet ja yhteystiedot

Asukasrekisteri

huoneiston tiedot

huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet

syntymäaika

sähköpostiosoitteet

puhelinnumerot

sisään- ja poismuuttoajankohdat

vikailmoituksissa ilmoittajan etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti

Autopaikkarekisteri

sukunimi, etunimi

sähköpostiosoite

auto- ja tallipaikkasopimuksissa syntymäaika

osoite

puhelinnumero

Pesutupa-, saunavuoro- ja muut vastaavat rekisterit

sukunimi

huoneiston numero

sähköpostiosoite

osoite

puhelin

Hallitusten, tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien henkilö- ja yhteystiedot

sukunimi, etunimi

sähköpostiosoite

osoite

puhelin

tehtävänimike / rooli

Avainhallinta

Taloyhtiön kotisivut Asumisinfo

Vuokrareskontra, vastikevalvonta

Taloyhtiön henkilöstö (talonmies tjm.)

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekistereissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä
käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä asiakaspalveluumme.